Кадровый электронный
документооборот
Чтобы автоматизировать кадровое делопроизводство в своей компании, обратитесь к электронному документообороту. Это современный и многофункциональный инструмент, который сделает работу HR и всего отдела кадров более эффективной. КЭДО упрощает и ускоряет ежедневное взаимодействие кадровиков с удаленными и офисными сотрудниками.
Кадровый ЭДО
ЭДО система обмена электронными документами между организациями и/или физическими лицами.
Электронная подпись
Цифровой аналог обычной подписи, который используется для подтверждения авторства и целостности электронных документов.
Модуль интеграции 1С
Программное обеспечение, которое позволяет связать систему управления предприятием 1С с другими программами и сервисами.
API лицензия
Разрешение на использование интерфейса программирования приложений (API) определенного сервиса или программного обеспечения.
Преимущества КЭДО
Повышает результативность работы кадровых специалистов, ведь на формирование и подписание цифровых документов уходит меньше времени;
Имеет умные настройки маршрутов, которые позволяют документу самостоятельно продвигаться в системе и собирать все нужные подписи;
Делает возможным найм удаленных работников, упрощает взаимодействие со служащими филиалов и людьми, находящимися в командировках;
Снижает риск нарушения конфиденциальности при обработке личной информации работников и других чувствительных данных;
Дает возможность быстро найти любой ранее подписанный посредством ЭДО документ, так как он автоматически будет сохранен в архиве.
Перевод документооборота в цифровой формат — это не прихоть или дань моде, а скорее необходимость. Ведь чем дольше работает организация, тем больше документации скапливается на ее счету. А хранить все это «богатство» приходится, как правило, в бумажном виде в архиве. Создание сервисов ЭДО сделало процесс документооборота более экономным и экологичным, ведь компания меньше тратится на бумагу и услуги курьерских служб.
Кадровый электронный документооборот ускоряет процесс приема людей на работу. До появления ЭДО крупные компании тратили на это в среднем один рабочий день. А благодаря цифровым подписям, которые наряду с ручными имеют юридическую силу, этот этап сегодня можно пройти за пару часов.
Договоры о приеме на работу, приказы на увольнение дистанционных работников, расчетные листки, графики отпусков, согласие на перевод, дополнительные соглашения, табели и многие другие кадровые документы, согласно соответствующей статье ТК РФ, можно подписывать электронной подписью.
Исключением являются лишь: акты о несчастном случае на производстве, трудовые книжки, журналы с инструктажем по охране труда — их необходимо дублировать на бумаге.
Что КЭДО улучшит в работе компании
В первую очередь руководству можно будет сократить бюджет на канцелярские расходы: краску для принтера, бумагу и даже шариковые ручки, ведь количество документов, которые подписываются от руки, сведется к минимуму.
В случае судебных разбирательств с работником организация всегда сможет доказать факт передачи ему подписанного документа с указанием точного времени и даты.
Также КЭДО способствует ускорению бизнес-процессов, ведь сотрудникам придется выполнять меньше рутинной работы. В свою очередь это снизит вероятность допущения ошибки из-за человеческого фактора. Кадровый ЭДО выделит вашу компанию на фоне конкурентов-ретроградов. Тем самым вы покажете, что готовы использовать современные и надежные решения для развития своего бизнеса.
КЭДО поможет привести документооборот вашей компании в порядок. Более того, вы оградите себя от возможных рисков во время налоговой проверки. Каждый документ в системе ЭДО будет у вас под контролем.
Что нужно, чтобы подключить КЭДО
Выберите оператора КЭДО, найдите из предложенных им тарифов тот, который лучше всего будет отвечать вашим бизнес-потребностям. Заключите с выбранной компанией договор оказания услуг.
После того как технические специалисты введут кадровый электронный документооборот в вашу организацию, начните добавлять сотрудников в систему. При необходимости проведите обучение.
Оптимизируйте онлайн процессы кадрового делопроизводства. Например, настройте маршруты согласований, уберите дублирующие действия и т.д. Подготовьте локальную нормативную документацию для КЭДО.
Сделайте сотрудникам, которые непосредственно будут работать с ЭДО, электронные подписи. Протестируйте работоспособность системы, подготовьте шаблоны документов.
Уведомьте рядовых сотрудников о переходе на систему КЭДО. В свою очередь каждый работник должен подписать собственной рукой согласие на обмен электронными документами. Если же работник откажется от ЭДО, продолжайте с ним традиционный документооборот в бумажном формате.
Мы проконсультируем вас по вопросам подключения КЭДО. Остальте заявку и наши менеджеры свяжется с вами.
Тест драйв 90 дней
Клиенты
Часто задаваемые вопросы
Отвечаем на все
Модуль для 1С – это расширение конфигурации 1С, которое позволяет компаниям мгновенно обмениваться документами со своими сотрудниками прямо из 1С.
Расширение конфигурации буквально ее расширяет, т.е. добавляет новые возможности без изменения конфигурации 1С, клиент остается на поддержке и своевременно получает обновления для своей 1С.
Модуль подойдет для клиентов с конфигурацией 1С:
- Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.14.129) и выше
- Зарплата и управление персоналом, редакция 2.5 (2.5.167.1) и выше
- Управление производственным предприятием, ред. 1.3 (1.3.167.1) и выше
- Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (3.0.106.40) и выше
- 1C: ERP Управление предприятием 2 (2.5.8.191) и выше
- Комплексная автоматизация 2.5 (2.5.8.191) и выше.
Преимущества модуля
- Работает сразу при открытии 1С, не требует ручного запуска;
- Встроен и в начальную страницу 1С, и есть в отдельной вкладке;
- Наши кнопки либо рядом со стандартными кнопками 1С, либо вместо них, в том числе в любой типовой печатной форме документа;
- Можно отправить документ, созданный вне 1С;
- Дизайн интерфейсов модуля максимально приближен к дизайну веб КЭДО, насколько это позволяют возможности 1С;
- Историю по документу и по сотруднику можно посмотреть прямо в 1С;
- Можно направлять приглашения сотрудникам, информация о их подразделении и должности подтягивается из данных в 1С;
- Можно создавать заявки на выпуск НЭП.
Реализованная функциональность
- Просмотр участников ознакомления и отправка приглашений (10.06.2022)
- Поддержка новых конфигураций 1С (22.07.2022)
- Установка сроков обработки, заполнение e-mail для отправки приглашений (01.08.2022)
- Автоматическое создание документа в 1С на основе шаблона (23.08.2022)
- Отправка с приглашениями заявок на выпуск НЭП (08.09.2022)
- Работа с подразделениями: создание структуры на основании 1С, установка связи и синхронизация данных подразделений между 1С и КЭДО (07.11.2022)
- Синхронизация структуры организации, сотрудников и двухфакторная аутентификация (09.01.2023)
Ближайшие планы
- Поддержка иных конфигураций, имеющих кадровую подсистему;
- Внедряемость под запросы клиента;
- Регламентные задания;
- Поддержка всех нововведений веб-сервиса КЭДО
Сотрудник может использовать на выбор любой из способов входа:
- по номеру телефона;
- по адресу эл. почты;
- по сертификату ключа электронной подписи (если закрытый ключ хранится у сотрудника).
Обратите внимание, если используется оНЭП, то номер телефона обязателен.
- Если будет обязательность от государства. Но пока ни в текущем законодательстве, ни в будущем этого нет.
- Если будут бизнес-процессы от клиентов о том, как они планируют использовать эту интеграцию и как часто. Пока за 2 года обратная связь от сотрудников и кадровиков такая, что сотрудники не хотят использовать сторонний государственный сервис и желают запрашивать и получать документы напрямую в сервисе КЭДО.
Нет, функция у нас не поддерживается. Но дело не в нас, а в том, что ЕПГУ пока не предоставило никаких технических средств (простыми словами, на Госуслугах сейчас нет API, с которым мы могли бы интегрироваться и передавать туда документы).
Поэтому работодатели могут выполнять требования постановления только единственным путем:
- зарегистрировать учётную запись своего юр. лица на ЕПГУ
- вручную выкладывать туда документы, если сотрудник потребовал их предоставления через ЕПГУ