В конце ноября 2021 года на основе законов №377-ФЗ и №407-ФЗ в Трудовой Кодекс Российской Федерации были внесены ряд изменений, которые касались кадрового процесса. Благодаря этим нововведениям подписывать документацию, регламентирующую взаимоотношения работника и работодателя, теперь стало возможным в электронном виде, что открыло для отечественного бизнеса новые возможности.

Чтобы переход на инновационную систему документооборота был комфортным и для руководителей коммерческих компаний, и для сотрудников, кадровый ЭДО не стали сразу делать обязательным. Каждой организации дали возможность самой для себя решить, когда и как внедрять электронный обмен документами, или же вовсе отказаться от такой формы работы.

Впрочем, обязательное введение КЭДО в бизнес-сегмент тоже запланировано. Ожидается, что произойдет это в 2024-2025 году в рамках утвержденной правительством России программы цифровой трансформации в социальной сфере. Поэтому кадровикам уже сейчас рекомендовано следить за изменениями в нормативных актах по вопросам КЭДО и пробовать переводить в цифровой формат хотя бы часть документов.

Обозначим шаги, которые нужно предпринять, чтобы перейти на КЭДО в 2024 году.

Как перейти на кадровый ЭДО в 2024 году?

Чтобы перейти на электронный документооборот, руководство компании должно предпринять действия, которые регламентированы Федеральными законами №377 и №407.

  • Шаг первый. Подготовка нормативных документов. Это: приказ о вводе КЭДО (оформляется на бланке организации), положение о КЭДО, соглашение об использовании информационной системы. Без них внедрение электронного документооборота в компанию не будет считаться легитимным.
  • Шаг второй. Информирование работников и получение от них согласия на ЭДО. Прежде чем перейти с сотрудником на электронный обмен документацией, необходимо получить его согласие. Если такового не будет, документооборот должен продолжиться в бумажном формате.
  • Шаг третий. Оформление электронных подписей. Каждому сотруднику, подключенному к сервису ЭДО, требуется цифровая подпись. В зависимости от должностных обязанностей, она может быть квалифицированной (КЭП), неквалифицированной (НЭП) или простой.
  • Шаг четвертый. Выбор и установка системы КЭДО. Как правило, компании, предоставляющие услуги электронного документооборота, предлагают несколько тарифов. Выбирайте тот, который соответствует вашему бюджету и закроет поставленные задачи. С оператором необходимо заключить договор.

Важно! Платить за оформление цифровых подписей персонала обязан работодатель. Это прописано в ТК РФ.

Чтобы внедрение КЭДО в организацию прошло успешно, нужно назначить ответственное за этот процесс лицо. Уполномоченный сотрудник будет заниматься оформлением документов, согласовывать шаги с внутренними службами, заказывать сертификаты на электронную подпись, рассказывать сотрудникам о преимуществах кадрового ЭДО, отслеживать требования минтруда и т.д. Благодаря такому подходу KPI нововведения будет выше, чем если пустить все на самотек.

Обеспечение юридической значимости документов в КЭДО

Самый простой способ придать электронному документу юридическую значимость — подписать его усиленной квалифицированной цифровой подписью, которая приравнивается к подписи от руки. Однако далеко не у каждого сотрудника компании окажется в наличии соответствующий сертификат.

В этом случае выручит соглашение, подписанное всеми участниками электронного взаимодействия. В нем должно быть прописано, что подписи, поставленные обеими сторонами, признаются юридически значимыми. Такие случаи вполне предусмотрены законодательством. При наличии данного соглашения документы, завизированные простой или неквалифицированной подписью, приобретают законный юридический статус.

В какой компании выгодно внедрять КЭДО

Согласно статьям 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ, осуществить переход на электронный кадровый документооборот могут как крупные организации (ООО, ЗАО, ОАО), так и небольшие стартапы, оформленные на одного человека (ИП). Для всех условия и возможности одинаковые. В настоящее время законодательная база, регламентирующая оформление и подписание кадровых документов в электронном виде, полностью сформирована, а значит КЭДО стал еще более доступным и понятным.

Техническое обеспечение КЭДО и его преимущества

Для работы в сервисе электронного документооборота работодатель по закону имеет право выбрать любую систему на свое усмотрение — государственную либо коммерческую. Или же разработать индивидуальный продукт, отвечающий запросам бизнеса.

В качестве государственного сервиса выступает единая цифровая платформа «Работа в России». На ее базе можно обмениваться юридически значимыми кадровыми документами, причем бесплатно. Платформа поможет работодателю регламентировать взаимодействие с удаленными сотрудниками, быстро создавать и подписывать документацию, а также решать другие вопросы, относящиеся к трудовым отношениям. Портал «Работа в России» регулярно дорабатывается с учетом требований законодательства и нужд бизнеса. Чтобы воспользоваться платформой, владельцу компании достаточно зарегистрировать на ней себя и весь персонал, а также получить цифровые подписи. 

Что касается коммерческого сервиса КЭДО, то это уже готовый продукт, специально разработанный ведущими лидерами рынка, такими как «Контур». Для того чтобы начать использование выбранной системы электронного документооборота, достаточно связаться с оператором, предоставляющим данную услугу, и оплатить подходящий тариф. Специалисты компании помогут с интеграцией сервиса КЭДО в вашу организацию, обеспечат техническую поддержку и безопасность хранения данных. 

При выборе коммерческого сервиса электронного кадрового документооборота обязательно помнить, что платформа работодателя должна взаимодействовать с Единым порталом государственных услуг. Соответствующее требование вступило в силу с 1 сентября 2022 года.

Преимущества и особенности кадрового ЭДО

Кадровый электронный документооборот — это удобное решение, которое:

  • оптимизирует работу специалистов отдела кадров;
  • значительно ускоряет процесс оформления и подписания документов;
  • регулирует взаимоотношения с удаленными работниками в правовом поле;
  • позволяет отслеживать этапы подписания документации;
  • обеспечивает надежную сохранность архива;
  • умеет быстро и без сбоев выполнять рутинные задачи: (контролировать рабочее время сотрудников, вест табель, формировать и отправлять отчеты);
  • ускоряет бизнес-процессы;
  • позволяет осуществлять документооборот из любой точки мира, где есть Сеть;
  • делает отношения работника и работодателя прозрачными (например, в системе КЭДО нельзя оформить документы задним числом).

Создание документов в цифровом формате — лучшая альтернатива бумажной волоките, которая часто наблюдается в отделе кадров. К тому же электронную документация невозможно испортить или потерять.

Что касается оформления, то согласно требованиям Минтруда (Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20.09.2022 № 578н), электронные документы должны иметь определенный вид:

  • сам файловый документ должен иметь формат PDF/А-1А;
  • приложения к тексту могут создаваться в виде текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
  • электронные подписи работодателя и сотрудника нужно загружать в отдельные файлы;
  • описание электронного документа должно оформляться в кодировке «utf-8»
  • в файле должно быть структурированное описание документа в формате XML.

Это особенность, которую нужно учитывать, если вы решили переходить с бумажного документооборота на КЭДО. Если же не привести файлы к единому формату, они будут считаться недействительными. Подробную информацию можно узнать на официальном сайте Минтруда.