Что такое кадровый электронный документооборот? Если говорить простыми словами, то это — инновационная система, предназначенная для автоматизации протоколирования и обработки кадровых документов внутри организации. Главная задача КЭДО состоит в том, чтобы обеспечивать эффективное взаимодействие между рядовыми сотрудниками и управленческим составом.

Основной принцип работы кадрового ЭДО заключается в замене бумажной документации на электронную. Еще на начальном этапе интеграции цифрового документооборота в компанию персональные данные работников, включая сведения о зарплате, трудовых контрактах, отпусках и премировании, вносятся в базу. В дальнейшем, при необходимости, их можно легко найти, так как все созданные документы сохраняются в облачном архиве.

С помощью КЭДО реализуется полный цикл управления кадровыми процессами: от приема сотрудников на работу до увольнения или перевода на другую должность. Система электронного документооборота (СЭД) значительно упрощает процесс поиска и обработки информации, а также минимизирует вероятность ошибок при ее передаче. Помимо этого, она автоматически рассчитывает и формирует отчеты по затратам на персонал, что довольно удобно.

Возможности сервиса КЭДО

Электронное кадровое делопроизводство активно завоевывает российские компании. И ничего удивительного здесь нет, ведь этот сервис не только делает отношения между работником и работодателем более прозрачными, но и ускоряет бизнес-процессы, что в конечном итоге приводит к увеличению прибыли и повышению статуса бренда.

Какими еще возможностями обладает КЭДО?

  • Система умеет генерировать и автоматически заполнять многие документы. Например, трудовые договора, соглашения о материальной ответственности, декларации налоговой. Это избавляет HR-специалистов от возможных ошибок и выполнения рутинных задач, дает им возможность сосредоточиться на более важных стратегических вопросах.
  • Электронное делопроизводство позволяет обрабатывать большие объемы данных и упростить обмен документами с удаленными работниками. Для компаний, которые имеют филиалы, дополнительные офисы и торговые точки в разных городах, это открывает новые горизонты. Да и сотрудникам отдела кадров больше не нужно заниматься постоянными почтовыми отправлениями.
  • Контроль уведомлений — важное «умение» сервиса кадрового ЭДО. Например, система может автоматизировать напоминания об отчетах для Пенсионного фонда, о прохождении периодического медицинского осмотра работником или о сроках подачи документов на ежегодные отпуска. Такой подход позволяет избежать упущений и соблюдать все требования законодательства.
  • Возможность настраивать маршруты подписания - еще одно техническое преимущество КЭДО. Особенно это актуально для тех документов, где нужно участие нескольких лиц. Например, кадровый работник может отправить договор на подпись сначала руководителю организации, затем начальнику отдела, а после — сотруднику. Это удобно и экономит время.
  • Обладает кадровый электронный документооборот (КЭДО) и еще одним полезным преимуществом — дает возможность запускать массовое подписание. Для этого в приложении достаточно выбрать соответствующий раздел, проставить напротив нужных документов галочки и нажать кнопку «подписать документы». Сервис пришлет уведомление, когда все будет сделано.

Электронный обмен документами предоставляет компаниям значительные преимущества для оптимизации и автоматизации HR-процессов. Взять хотя бы централизованное хранение данных. Это же невероятно удобно! Благодаря такой функции у сотрудника отдела кадров всегда будет иметься доступ к актуальной информации.

Что можно подписывать в системе кадрового ЭДО, а что оставлять на бумаге

Согласно статьям 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ, заверять цифровой подписью можно все кадровые документы за исключением четырех видов:

  1. трудовой книжки,
  2. приказа об увольнении,
  3. акта о несчастном случае на производстве,
  4. журнала регистрации инструктажа по охране труда.

Эту документацию в обязательном порядке нужно подписывать на бумаге.

И даже если работодатель уведомил сотрудника об увольнении через сервис КЭДО, прислав соответствующий приказ онлайн, все равно в течение трех рабочих дней уволенному должен быть выслан бумажный дубликат, заверенный оригинальной подписью руководителя. Эти правила вступили в действие в 2021 году, когда кадровый электронный документооборот получил свой легальный статус, и актуальны по сегодняшний день.

А вот трудовой договор, заявление на отпуск или перевод в другой отдел, локально-нормативные акты, приказ о повышении, служебные записки, документы, связанные с отсутствием на работе, расчетные листы и т.д. можно быстро и просто заверять в системе КЭДО. Они в дублировании на бумаге не нуждаются. И стоит признать, такой подход значительно упрощает процесс делопроизводства.

Если же работник по каким-то причинам отказался от ведения документооборота в цифровом формате, ни отдел кадров, ни руководство компании не имеют права заставлять его менять решение. В этом случае конкретно с данным сотрудником обмен документацией будет проходить традиционным образом — на бумаге.

Является ли внедрение КЭДО в организацию обязательным

Переход на кадровый документооборот в электронном формате обязательным не является. Более того, нет четких прогнозов, станет ли он вообще таковым. В настоящее время каждая компания самостоятельно определяет для себя, как ей удобнее вести внутренние кадровые процессы.

Стоит ли переходить на КЭДО?

Конечно, да, если вы хотите экономить бюджет, идти в ногу со временем и значительно улучшить процесс управления делами. Ведь кадровый ЭДО — это не только автоматизированный процесс проставления цифровых подписей, но и единая база данных, которая облегчает поиск и обработку информации. Помимо этого, введение системы позволяет сократить расходы на печать, бумагу, хранение и доставку документов.

Следующим важным аспектом, который делает переход на кадровый электронный документооборот столь привлекательным, является высокий уровень безопасности данных. Электронные документы доступны только уполномоченному персоналу, что значительно уменьшает риск несанкционированного доступа к ним и, как следствие, утечки информации.

Более того, электронный документооборот позволяет вести детальный журнал, в котором отражаются все изменения, что обеспечивает лучшую защиту конфиденциальности.

В том случае, если вы твердо решились переходить на КЭДО, возьмите на заметку несколько рекомендаций:

  • определитесь, где будете вести цифровой документооборот. Например, можно зарегистрироваться на Единой платформе «Работа в России» или же обратиться в компанию, которая специализируется на предоставлении услуг КЭДО. Последний вариант более затратный, но в этом случае будут учтены все индивидуальные потребности вашего бизнеса;
  • заранее подготовьте документацию. Согласно части 2 ст. 22.2 ТК РФ, прежде чем переводить бумаги в цифровой формат, необходимо подготовить локально-нормативный акт, положение о КЭДО и соглашение об использовании информационной системы. В перечисленных документах должны быть отражены сроки перехода, данные о платформе, которую планируете использовать и т.д.;
  • заранее обучите сотрудников ориентироваться в системе. Для этого у каждого работника, имеющего отношение к электронному документообороту, должен быть создан личный кабинет КЭДО. Через него и будут совершаться основные действия. Если возникнет необходимость, попросите помощи в компании, которая занималась интеграцией системы в вашей организации.

Не забудьте о цифровой подписи. Она будет необходима каждому сотруднику, давшему согласие на электронный обмен документами.

Заключение

Электронный кадровый документооборот — это важный инструмент современного бизнеса. В ситуации, когда компаниям приходится работать с огромным объемом документации, внедрение цифровой системы точно станет удачным решением.