Кадровой электронный документооборот (КЭДО) — это автоматизированный процесс создания, обработки и упорядочения документов в сфере управления персоналом. Благодаря внедрению КЭДО, делопроизводство становится более прозрачным и структурированным, что способствует повышению производительности персонала и эффективности деятельности компании в целом. Переход с бумажного документооборота на цифровой — инновационное решение, которое поднимает бизнес-процессы на новый уровень.

Коротко о развитии кадрового делопроизводства в России

Впервые о кадровом электронном документообороте в нашей стране заговорили в 2017 году. Произошло это в рамках национальной программы «Цифровая экономика». Специалистами Минтруда была сформирована рабочая группа, целью которой стала выработка предложений законодательного характера, предусматривающих переход на электронную форму ведения документов, связанных с оформлением трудовых отношений. А уже весной 2018 года начался масштабный эксперимент по внедрению КЭДО в организации. В нем принимали участие банки, государственные компании, частный бизнес.

Эксперимент Министерства труда длился несколько лет и закончился введением в ТК РФ закона от 22 ноября 2021 года №377-ФЗ, который включал в себя статьи 22.1, 22.2, 22.3, подробно описывающие основные принципы кадрового ЭДО. С этого момента цифровое делопроизводство стало доступным для всех организаций, зарегистрированных на территории Российской Федерации. При этом переходить на КЭДО принудительно никто не заставлял. По сей день это решение исключительно добровольное.

Преимущества КЭДО

Одним из главных преимуществ кадрового электронного документооборота считается высокая скорость рабочего процесса. HR-менеджеры могут создавать и подписывать документы в течение нескольких минут, причем не только штучные (например, трудовые договора), но и массовые (правила внутреннего трудового распорядка или штатное расписание). Такая эффективность обусловлена тем, что все процессы, связанные с документацией, автоматизированы.

Еще одно преимущество введения КЭДО в организацию — единый электронный архив. Все документы, начиная от личных карточек работников до уведомлений и заявлений, теперь содержатся не в коробках, а в надежно защищенном облачном хранилище. При необходимости сотрудник отдела кадров в любой момент сможет их оттуда извлечь.

Напомним, что некоторая документация, связанная с трудовыми отношениями, должна храниться на предприятии 75 лет, если речь идет о делопроизводстве, которое велось до 2003 года, или 50 лет, если речь идет о последующих годах. В связи с этим организации вынуждены содержать архивы, в которых на бумажных носителях осуществляется хранение персональных данных работников (например, информация о стаже и зарплате). Однако, это не всегда удобно и надежно. Другое дело электронный архив, который не занимает отдельного помещения, защищен от взломов и имеет удобную навигацию, благодаря чему кадровик быстро найдет нужный документ.

КЭДО для работодателя

Зачем нужен КЭДО руководителю компании? Перечислим основные преимущества сервиса.

  • Повышение статуса организации среди соискателей. Продвинутые специалисты непременно оценят открытость вашего предприятия к инновациям и охотнее будут откликаться на вакансии.
  • Экономия времени. Руководителю компании больше нет необходимости тратить по нескольку часов в день на изучение и визирование документов, т.к. можно воспользоваться функцией массового подписания.
  • Проверки пройдут без проблем. С КЭДО вы всегда будете подписывать документы вовремя, а значит проверки со стороны Государственной инспекции труда вашему бизнесу не страшны.
  • Улучшение коммуникаций. Благодаря внедрению кадровому ЭДО возрастает скорость обмена информацией между подразделениями предприятия, а также с партнерами компании.
  • Экономия бюджета на канцелярские расходы и почтовые отправления. Система автоматизации документооборота (СЭД) избавляет от необходимости тратить большие суммы на бумагу, краску для принтера, услуги курьеров.

Каждый работодатель имеет право ввести КЭДО в свою компанию. Размер бизнеса, численность работников, форма собственности организации в этом случае не имеют значения. Если есть уверенность, что от внедрения электронного документооборота организация выиграет, значит смело можно осуществлять переход.

КЭДО для сотрудников

Рядовые работники могут относиться к цифровому документообороту с недоверием. Чтобы развеять опасения, расскажем, какие преимущества смогут извлечь из использования КЭДО обычные служащие предприятия.

  • Отпадает необходимость посещения отдела кадров. Все подписи на документах будут проставляться в онлайн формате. Причем делается это одним нажатием кнопки. Процесс занимает минимум времени.
  • Безопасность данных. Зачем работнику переходить на КЭДО? Да хотя бы за тем, чтобы быть уверенным в сохранности своих данных. Электронные документы не теряются и не сгорают, передаются по защищенным каналам.
  • Неограниченный доступ к личной информации. В любое время суток работник сможет перечитать свой трудовой договор, посмотреть расчетные листки или запросить, например, справку 2-НДФЛ.
  • Можно работать из любой точки мира. Электронный КДО открыл новые возможности и для тех, кто предпочитает «удаленку». Оформить с компанией трудовые отношения по закону таким сотрудникам стало проще.
  • Переход на КЭДО для работников предприятия бесплатный. Все затраты, связанные с регистрацией цифровых подписей, обучением, настройкой системы берет на себя работодатель.

Каждый работник должен самостоятельно принять решение, переходить ему на электронный документооборот с работодателем или нет. В том случае, если работник откажется от перехода в цифровой формат, его взаимодействие с отделом кадров будет осуществляться традиционным способом — на бумаге. Что касается руководства компании, то оно не имеет права принуждать сотрудников к переходу на КЭДО.

На что способен сервис кадрового ЭДО

В глобальном смысле КЭДО — это система, которая упрощает работу с документами. Она автоматизирует рутинные процессы, освобождая кадровику время для других задач. Однако этим возможности сервиса электронного документооборота не ограничиваются. В чем еще может помочь применение КЭДО?

  1. В соблюдении дедлайнов. Автоматические напоминания помогут не упустить из внимания сроки, в течение которых документы должны быть подписаны и отправлены. Уведомления можно настроить в виде письма на электронную почту или в виде СМС на телефон либо мессенджер.
  2. В коммуникации. Большинство сервисов КЭДО поддерживают возможности интеграций с электронной почтой, мессенджерами, телефонией. Во внутренних чатах сотрудники смогут обсуждать задачи, цели, правки и движения документов, а во встроенном календаре помечать важные даты.
  3. В ускорении рабочих процессов. На платформе КЭДО можно найти уже готовые шаблоны или сформировать свои, настроенные под индивидуальные бизнес-задачи. Это значительно ускорит процесс создания документов. Помимо этого, в сервисе КЭДО можно применять массовую рассылку.
  4. В подаче отчетности. Специалистам отдела кадров, как и бухгалтерам, необходимо формировать ежемесячные и ежеквартальные отчеты, а затем подавать их в фискальные органы. Благодаря сервису кадрового ЭДО делать это стало проще и быстрее.

Также в системе электронного документооборота можно: работать с больничными, рассчитывать зарплаты и назначать премии, контролировать рабочее время сотрудников, вести табель рабочего времени, распознавать отсканированные документы, отслеживать статус на каждом этапе подписания документов.

Почему стоит переходить на КЭДО и как это сделать

Обмен документацией в цифровом формате — это новый современный подход к кадровому делопроизводству. Сервисы КЭДО отличаются понятным интерфейсом, а значить освоить их не составит труда. Да и доступ к информации, благодаря мобильному приложению, у сотрудника, руководителя компании или HR-менеджера будет из любой точки мира. Кадровый электронный документооборот — прорыв в сфере бизнес-технологий.

Согласно статьям 22.1–22.3 ТК РФ, подписывать и пересылать в электронном виде можно больше 150 видов документов. Исключение составляют лишь трудовые книжки, журналы инструктажа, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении — по закону для них необходимо создавать бумажные дубликаты. 

Чтобы подключиться к электронному документообороту в кадровой сфере руководство компании должно выполнить несколько шагов: подготовить нормативные документы — приказ о вводе КЭДО, положение о КЭДО, соглашение об использовании информационной системы; проинформировать работников о нововведении, получить от них согласие на онлайн обмен данными; оформить электронные подписи; выбрать систему КЭДО — государственную (платформа «Работа в России») или коммерческую, например, «Контур».

Кадровый ЭДО — это удобно и надежно. Переходить на него стоит в первую очередь крупным компаниям, которые каждый день обрабатывают и подписывают тысячи документов.