Кадровый электронный документооборот (КЭДО), введенный в ТК РФ еще в ноябре 2021 года, по сей день не является для организаций обязательным. Однако с каждым годом больше компаний уходят от бумажного делопроизводства в цифровое пространство. И это вполне оправдано, ведь электронная документация обладает массой преимуществ. Это и оптимизация рабочих процессов, и всегда своевременное визирование документов, и быстрый доступ к архиву. Впрочем, находятся и те, кого переход в КЭДО настораживает. Разберемся, насколько сложен этот процесс и что нужно, чтобы зарегистрироваться в сервисе.

Как ввести КЭДО в действие с первого раза: рекомендации 

Введение кадрового цифрового документооборота — масштабный процесс, к которому стоит подготовиться заранее. Ведь речь идет не о простом приложении, а о целой системе со своим архивом, алгоритмами и защитой. Чтобы процедура внедрения КЭДО в организацию прошла гладко и получилось с первого раза, стоит принять следующие подготовительные меры.

  • Найдите надежную компанию-подрядчика, которая поможет бизнесу с внедрением электронного документооборота. Сотрудники «Альфа-сервис», являющийся официальным партнером СКБ «Контур» детально разберут потребности вашей компании, помогут с настройкой КЭДО и научать пользоваться.
  • Сформируйте внутри организации команду, которая будет заниматься непосредственно вопросами кадрового электронного документооборота. Обязанностью которой будет собирать подписи с работников и рассказывать им о преимуществах КЭДО, контактировать с подрядчиком, тестировать систему на начальном этапе, докладывать о процессе внедрения КЭДО руководству и другие этапы.
  • Решите организационные вопросы. Например, определите перечень документов, которые переведутся в цифровой формат; обозначьте порядок доступа к системе и сроки, в течение которых работник, при условии согласия, должен перейти на КЭДО. Также решите, с какой категорией работников будете поддерживать электронный документооборот — со всеми сразу или только с теми, кто работает дистанционно.

При переводе организации на КЭДО работодателям стоит заранее позаботиться о том, чтобы причастные сотрудники хорошо изучили программу, с которой им предстоит взаимодействовать, научились максимально использовать технические возможности системы. Тогда процесс внедрения с большой вероятностью пройдет успешно с первого раза.

Также для компании очень важно на начальном этапе оценить готовность к переходу на КЭДО и определить цели, которые необходимо достичь. Это может быть избавление от бумажного документооборота, ускорение бизнес-процессов, обеспечение электронного хранения кадровых документов и т.д. Благодаря этому будет легче рассчитывать последующие шаги. 

Как зарегистрироваться в КЭДО за 4 шага

Подключение к электронному кадровому документообороту представляет собой последовательность этапов, которые компания должна пройти для результативной интеграции в эту систему. При этом неважно, какие задачи организация ставит перед собой — переходить на КЭДО будет происходить по отработанному алгоритму. 

  •  Шаг первый: подготовка документов. Прежде чем запустить процесс внедрения, руководство компании должно подготовить и утвердить ряд нормативных документов: приказ о вводе КЭДО, положение о КЭДО, соглашение об использовании информационной системы. Благодаря этому переход будет считаться легитимным с точки зрения законодательства. Подготовить ЛНА (локально-нормативные акты) можно самостоятельно, или же доверьте это компании-подрядчику, например, ООО «Альфа-сервис».
  • Шаг второй: добавление в программу сотрудников. Но перед этим кадровики должны получить от работников бумажное согласие на обработку персональных данных. После соблюдения этой формальности можно начинать этап регистрации работников в КЭДО. Для окончательного подключения к системе людям на телефон или электронную почту будут отправлены ссылки, по которым нужно перейти, чтобы завершить процесс. Для удобства, сотрудников компании можно регистрировать группами, например, по отделам. 
  •  Шаг третий: получение электронных подписей. Каждому работнику, подключенному к программе КЭДО, выдается документ, где в определенных полях нужно проставить «галочки», означающие согласие на выпуск именного сертификата электронной подписи. В зависимости от занимаемой должности, подпись может быть простой, неквалифицированной и квалифицированной. Для получения последней необходимо получить соответствующее свидетельство в удостоверяющем центре.
  • Шаг четвертый: письменное согласие на КЭДО. Первый документ, который сотрудник подпишет цифровым способом, будет согласие на обмен электронными документами. После этого процесс перехода можно считать завершенным. В дальнейшем все заявления, акты, договора, счета, графики отпусков, дополнительные соглашения и т.д. будут визироваться электронной подписью. Исключения составят лишь акты о несчастном случае на производстве, трудовые книжки, журналы с инструктажем по охране труда.  

Регистрироваться в программе без предварительного согласия могут лишь те сотрудники, которые впервые были приняты на работу после 31 декабря 2021 года и не имеют трудового стажа по состоянию на указанную дату.

Что нужно учесть при переходе на КЭДО

  1. При составлении локально-нормативных актов обязательно укажите имеющиеся электронные сервисы, через которые намереваетесь осуществлять электронное взаимодействие.
  2. При обозначении сроков, в течение которых сотрудник должен подписывать документы, помните о часовых поясах. Особенно это важно, если в компании кто-то работает удаленно. В противном случае может возникнуть путаница.
  3. В положении о КЭДО пропишите случаи, при которых допускается оформление документов на бумаге (помимо тех, что указаны в ТК). Таким случаем может стать сбой в программе или отключение от сети Интернет.
  4. Не все работники могут сразу согласиться на взаимодействие с отделом кадров в цифровом формате. К подобным ситуациям следует относиться с пониманием. Принуждать работника к ЭДО нельзя, но можно рассказать о преимуществах и удобстве этого сервиса.
  5. Рекомендуется создать копию рабочей базы и потренироваться в создании маршрутов, групп, установке расширений и настройках, прежде чем начать активную работу в сервисе КЭДО.
  6. При переходе на КЭДО исчезает возможность оформлять документы задним числом. Поэтому заранее автоматизируйте те процессы, которые отнимали у кадровиков больше всего времени.
  7. Сервис КЭДО это платная программа. Поэтому заблаговременно планируйте заранее расходы на оплату платформы в свой бюджет. Отдельно придется платить и за создание усиленной квалифицированной электронной подписи.

Электронный документооборот стал одним из самых глобальных продуктов этого процесса цифровизации и станет надежным помощником в бизнесе после его внедрения. Причем при правильном подходе к делу перейти на него можно без затруднений и в минимальные сроки. Главное последовательно проходить этапы, учитывать возможные сложности и заранее продумывать, способы решения. КЭДО станет надежным помощником в бизнесе после его успешного внедрения.