Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система, основанная на использовании цифровых документов в рамках специального программного обеспечения. Сервис позволяет эффективно и быстро обрабатывать кадровую документацию внутри организации. В целом КЭДО и был создан для того, чтобы упростить и автоматизировать процессы, связанные с кадровым учетом, сократить время на выполнение рутинных операций, снизить вероятность ошибок и обеспечить быстрый доступ к необходимой информации.

С каждым годом российские компании все активнее переходят на электронный документооборот. И это неудивительно, ведь использование современных информационных технологий является неотъемлемой частью развития и конкурентоспособности любой организации. В этом ключе кадровый ЭДО стал одним из важнейших достижений цифровой экономики. В 2021 году Минтруд РФ окончательно утвердил электронный документооборот без бумажного дублирования.

Стоит ли переходить на КЭДО: плюсы и минусы

Кадровый электронный документооборот обладает массой преимуществ. Именно поэтому его так быстро оценили в бизнес-среде. Перечислим наиболее значимые плюсы сервиса.

  • Оптимизация рабочего процесса. Благодаря автоматизации, сотрудники отдела кадров могут забыть о рутинных операциях, таких как заполнение бумажных бланков или отправка документов по почте. Теперь все этапы кадрового документооборота, начиная от направления запроса и до его утверждения, легко отслеживаются и контролируются в режиме онлайн.
  • Повышение безопасности данных. Электронный формат документооборота безопасен во всех смыслах. Во-первых, все архивы и базы находится на защищенном сертифицированном облаке, что исключает попадание данных в руки третьих лиц. Во-вторых, цифровые документы никогда не порвутся, не затрутся и не потеряются, как это порой происходит с их бумажными аналогами.
  • Упрощение процесса визирования. Переход на КЭДО стоит осуществить хотя бы потому, что это значительно упростит процедуру подписания документов. Работнику больше не нужно приезжать в отдел кадров, чтобы получить справку 2-НДФЛ или завизировать заявление на отпуск. Все можно сделать через личный кабинет. Помимо этого, в сервисе КЭДО легко настроить маршруты для тех документов, где требуются подписи нескольких участников.
  • Экономия времени. Еще одно достоинство кадрового ЭДО заключается в возможности быстрого подписания массовых документов, что особенно актуально для крупных компаний со штатом в сотни, а то и тысячи человек. Помимо этого, благодаря удобному поиску, кадровик за считанные секунды сможет найти в электронном архиве любой нужный файл.

Также к плюсам КЭДО стоит отнести наличие функции уведомлений, которые всегда напомнят о сроках подписания. В процессе работы это поможет избегать просрочек и штрафов от контролирующих органов.

Есть у КЭДО и незначительный минусы.

Первый: для работы в системе под рукой всегда должен быть компьютер или смартфон. Если же работник по каким-то причинам пользуется кнопочным телефоном, то документооборот с ним придется осуществлять по старинке на бумаге.

Второй недостаток: внедрение новой системы и последующее обучение сотрудников может вызывать затруднения в начальном периоде. Потребуется время, чтобы весь персонал освоил тонкости работы в системе электронного ДО.

Третий: КЭДО требует постоянного обновления и обслуживания программного обеспечения, что может быть связано с определенными финансовыми затратами. Потребуются средства и на выпуск электронных подписей.

Положительные стороны перехода на КЭДО

Несмотря на ряд минусов, переход на систему электронного документооборота (СЭД) станет для компании преимуществом. Например, организации, находящейся в Москве, будет проще регламентировать работу с удаленным сотрудником из другого региона России. При этом работнику приезжать в офис, чтобы подписать трудовой договор или отправлять подписанные бумаги почтой, не придется. Все эти процессы будут проходить быстрее в режиме онлайн.

Еще одним неоспоримым преимуществом внедрения КЭДО станет экономия на канцелярских расходах и содержании архива. В средних и крупных компаниях это — довольно внушительная статья бюджета. С переходом на цифровой формат документооборота в офисе сократится использование бумаги, картриджей для принтера, исчезнет потребность в платных почтовых отправлениях. Как следствие, отсутствие скопления бумажных документов приведет к отсутствию необходимости содержать помещение под архив. А это — неоспоримая выгода.

Страхи и реальные сложности

Переходить на что-то новое всегда непросто. В том числе и КЭДО до сих пор вызывает у некоторых кадровых сотрудников и руководителей компаний определенные страхи.

Например, многие работодатели всерьез опасаются, что перевод сотрудников на электронную подпись значительно истощит бюджет фирмы. На деле же дорогостоящая, требующая специального сертификата, усиленная квалифицированная электронная подпись нужна, чаще всего, только руководителю компании. Рядовым же работникам достаточно оформить обычную ЦП, которая является бесплатной. А руководителям отделов — недорогую и простую в получении неквалифицированную ЦП.

Не стоит опасаться и того, что КЭДО переведут в разряд обязательного для бизнеса. Согласно статьям 22.1–22.3 ТК РФ, работодатели в праве сами принимать решение, использовать сервис электронного документооборота или нет.

А вот принуждать работников к переходу на ЭДО или подключать их к системе без согласия организация не имеет права. В этом случае с сотрудником, не пожелавшим перейти в цифровой формат документооборота. придется продолжить традиционный обмен документами на бумаге. И подчас это — реальная сложность, так как отделу кадров приходится делать двойную работу.

Выходом из ситуации может стать донесение информации до людей. Рассказывайте о преимуществах и удобстве КЭДО при каждом удобном случае.

Заключение

Почему все-таки стоит переходить на КЭДО? Благодаря этому сервису, компания может значительно упростить и ускорить процессы, связанные с учетом и обработкой кадровой документации. Снижение рисков, повышение эффективности и надежности работы, а также сокращение времени на выполнение операций — все это является достоинствами кадрового электронного документооборота. Поэтому, инвестирование в системы КЭДО становится рациональным и перспективным шагом для современных организаций.