Вопрос перевода предприятий на кадровый электронный документооборот (КЭДО) все более актуален в свете постоянного развития технологий, изменений в законодательстве и увеличения скорости передачи информации. Три года назад был принят ФЗ № 377-ФЗ, который обязывает организаций использовать КЭДО. Неизбежно наступит момент, когда переход на обновленную систему станет обязательным для всех участников бизнес-процессов.

Станет ли использование системы КЭДО обязательным

С 1 июня текущего года стартует пилотный проект по применению электронных документов в управлении персоналом в некоторых государственных ведомствах. На это указывает соответствующее Постановление Правительства РФ от 18.02.2023 года № 413. Подобный опыт уже применялся в частных организациях и привел к внесению изменений в статьи 22.1–22.3 ТК.

С 1 марта 2023 года вступили в силу унифицированные форматы для электронного документооборота, основанные на приказе Министерство труда и социальной защиты РФ от 20.09.2022 № 578н. Это элемент подготовки к переходу на автоматизированную версию проверок трудовой инспекцией. Общие стандарты документов помогают автоматически выявлять нарушения трудового законодательства. Это приведет к необходимости предоставления электронных документов в ГИТ, что облегчит компаниям переход в цифровой формат.

Все эти моменты являются предпосылками для обязательного внедрения цифровизации управления кадровым делопроизводством, но на данный момент обязательности перехода на корпоративную электронную систему документооборота (КЭДО) в 2024 году пока нет. Этот вопрос будет определяться решениями государственных органов и изменениями в законодательстве. На данный момент компании могут самостоятельно оценивать плюсы и минусы перехода на КЭДО, учитывая специфику своей деятельности и потребности в оптимизации бизнес-процессов.

Вероятно, об обязательном внедрении будет объявлено заранее, и до 2024 года у нас будет достаточно времени подготовиться к этому. Однако уже наступило время изучения этого вопроса.

Помимо вышеперечисленных факторов, пандемия коронавируса также сыграла ключевую роль. Многие компании были вынуждены перейти на дистанционную работу из-за пандемии. В 2020 году возможность «удаленной работы» стала существенным стимулом для работодателей перейти на электронную форму документооборота.

Для чего нужно КЭДО

Когда кадровые документы переведены в электронный формат, процесс их подписания становится более удобным и быстрым. Вы больше не зависите от отсутствия на месте руководителя или проблем с принтером. Оформление отпуска, служебной записки или прием нового сотрудника может быть выполнено всего за несколько кликов.

В настоящее время можно перевести в кадрово-электронный документооборот (КЭДО) 99% кадровых документов, при этом электронная подпись (ЭП) является эквивалентом рукописной подписи. Такие документы обладают юридической силой в соответствии с Федеральным законом № 63. В связи с этим компании все чаще переходят на цифровой кадровый документооборот.

Трудовое законодательство РФ содержит значительное количество документов, связанных с занятостью — более 80 различных видов. Учитывая такое множество и часто длительный срок хранения документов (например, для трудовых договоров это может быть 75 или 50 лет в зависимости от даты подписания), переход к электронному документообороту становится крайне актуальным.

Пилотные проекты

5 мая 2020 года Минтруд РФ запустил эксперимент по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере. Инновация была предусмотрена Федеральным законом от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ. Участие в данном проекте давало возможность организации полностью отказаться от использования бумажной документации. Участники получали право вести все кадровые документы в электронном формате с возможностью легализации подписей различными способами, за исключением трудового договора, который требовал квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи.

Эксперимент по внедрению обязательного электронного документооборота (КЭДО) представляет интерес для значительного числа работодателей, так как в условиях пандемии им приходилось заключать кадровые соглашения с работниками удаленно. Кроме того, это соответствует проводимой государством систематической цифровизации различных сфер, включая сферу социально-трудовых отношений. К примеру:

  • многие государственные услуги доступны сейчас через интернет;
  • для новых сотрудников теперь трудовые книжки составляют только в цифровом формате с 1 января 2021 года;
  • при проверках контролирующие органы все чаще запрашивают электронные документы и так далее.

Изначально было запланировано, что эксперимент закончится 31 марта 2021 года, но позже его продлили до 15 ноября 2021 года. В результате эксперимента были внесены изменения в трудовое законодательство, что позволило всем работодателям перейти на постоянное использование электронного учета кадровой документации.

Почему стоит перейти на КЭДО уже сейчас

Преимуществ такого подхода множество:

  • Сэкономленные время и ресурсы благодаря возможности подписания документов всего за несколько секунд с помощью любого цифрового устройства, минимизации затрат на печать и доставку. Сотрудникам больше не требуется посещать офис для подписания документов или отправки их по почте.
  • Повышение уровня безопасности данных, которое достигается за счет минимизации риска потери или утечки документов. Системы КЭДО обладают надежной защитой, обеспечивающей доступ к документам только для автоматизированных систем, без возможности изменения после подписания пользователями. Это помогает снизить вероятность несанкционированного доступа к конфиденциальной информации и предотвращает случайное уничтожение данных.
  • Оптимизация бизнес-процессов, которая достигается путем автоматизации кадрового документооборота и уменьшения числа ошибок. В системе КЭДО возможно настройка маршрутов документов, отслеживание процесса и напоминание участникам о необходимости подписи. Электронные шаблоны документов позволяют сократить время на составление документов и уменьшить количество ошибок до минимума.
  • Повышение эффективности работы сотрудников, поскольку они могут оперативно выполнять свои обязанности в любое удобное время и из любой точки мира, где есть доступ к интернету. Это способствует сокращению затрат компаний на аренду офисных помещений, уменьшению числа служебных командировок и повышению комфорта жизни персонала.
  • Систематизация документов, ведь они всегда доступны в облачном хранилище, что исключает их потерю, позволяет легко находить нужную информацию и настраивать фильтры для удобной сортировки данных. Кроме того, электронный архив легко расширяется в соответствии с потребностями деловой среды.

Как подобрать подходящую систему КЭДО

Лучше всего использовать готовое решение для внедрения КЭДО, так как это облегчает процесс перехода на новую систему. При выборе стоит обратить внимание на следующие ключевые функции:

  • Возможность создания различных типов документов и присутствие специально разработанных шаблонов.
  • Возможность настройки маршрутов согласовывать и отслеживать статусы документов.
  • Поддержку абсолютного большинства типов электронной подписи для работников, таких как НЭП, КЭП, НЭП.
  • Интеграцию с системами учета, например, с 1С.
  • Уведомления пользователей о новых документах, требующих подписи.
  • Техническую поддержку в процессе внедрения, обучения и консультации по использованию системы.

На данный момент неизвестно, станет ли электронный документооборот (ЭДО) обязательным. Но использование его однозначно будет более удобным, чем традиционный подход. Главное – выбрать подходящий сервис.