Для кадровой сферы — КЭДО один из самых удобных инструментов. Он помогает в решении рутинных задач, систематизирует и значительно упрощает процесс оформления документов, минимизирует риски совершить ошибку, расширяет возможности для взаимодействия работника и работодателя. Переход на кадровый электронный документооборот — серьезный шаг для любой организации. Но, прежде чем его совершить, необходимо узнать, какие документы можно, а какие нельзя перевести в КЭДО.

Какие документы разрешается перевести в КЭДО: полный список

Многие российские компании оценили преимущества автоматизированного документооборота. И это объяснимо, ведь практически всю кадровую документацию теперь можно перевести в электронный формат. Без дублирования на бумаге разрешается оформление:

  • трудовых и коллективных договоров;
  • графиков отпусков;
  • правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
  • согласия сотрудника на обработку персональных данных;
  • приказа о приеме на работу по форме Т-1 или Т-1а;
  • локально-нормативных актов;
  • объяснительных и служебных записок;
  • положений о персональных данных;
  • справок о доходах;
  • приказов на отпуск/о временном отстранении от работы/о простое/о выговоре за прогул/о переводе на удаленку/о премировании/на командировку;
  • положения об оплате труда;
  • заявления сотрудника о выдаче документов, связанных с работой;
  • личных карточек работников;
  • табелей учета рабочего времени;
  • уведомлений об изменении условий трудового договора;
  • заявления на увольнение;
  • расчетных листов и других кадровых документов.

Все перечисленные документы после визирования хранятся в облачном архиве. Но при необходимости их легко можно извлечь. Также кадровый специалист может создавать в системе новые шаблоны под запросы бизнеса, настраивать массовое подписание или маршруты документооборота, давать доступ к одному документу нескольким сотрудникам компании. С КЭДО все процессы заметно ускоряются.

Документы, которые нельзя перевести в электронный вид

Согласно статье 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации бумажный формат сохраняется:

  • для приказа об увольнении работника;
  • для акта о несчастном случае на производстве;
  • для трудовой книжки (если сотрудник пожелал, чтобы она велась на бумаге);
  • для журнала инструктажа по охране труда.

В остальных случаях документооборот может осуществляться в цифровом формате и без бумажных дубликатов, если работник дал на это письменное согласие.

В какой форме сотрудник может подать заявление об увольнении, если работодатель перешел на КЭДО

В официальном письме Минтруда № 14-6/ООГ-2978 от 24 апреля 2023 года сказано, что если сотрудник решил увольняться, то он имеет право написать соответствующее заявление на бумаге даже в том случае, если работодатель перевел кадровый сектор в систему электронного документооборота. Однако сделать это можно только в исключительных случаях, которые должны быть прописаны в Положении о КЭДО.

Что касается формы, то она — свободная. Заявление можно писать от руки или сделать в виде печатного варианта. Подавать его нужно за 14 дней до планируемой даты увольнения. Данная процедура остается неизменной независимо от того работает компания в системе кадрового ЭДО или придерживается традиционного документооборота.

Найм удаленных сотрудников

КЭДО удобен еще и тем, что позволяет осуществить прием на работу «удаленщика». Это — сотрудник, который будет работать не в офисе, а, например, из дома. Официально оформить в штат такого работника можно по трудовому договору, а внести данные в СЗВ-ТД легко напрямую через сервис. Похожий порядок будет и при приеме на работу самозанятого. Увольнять удаленного сотрудника благодаря КЭДО тоже просто. Для этого достаточно расторгнуть договор (как правило, это происходит по инициативе одной из сторон) и обменяться соответствующими электронными документами.

Заключение

Работать в системе кадрового электронного документооборота — удобно и просто. Вся необходимая информация у HR-менеджера находится под рукой, а это значит, что любые вопросы будут решаться оперативно. Немаловажно и то, что цифровая подпись имеет юридическую силу, благодаря чему права рядовых сотрудников защищены законом.