В настоящее время во всем мире с электронных документов повсеместно переходят на бумажные и РФ – не исключение. Например, работнику необязательно являться в отдел кадров для подписания приказа об отпуске, это можно сделать онлайн. Точно так же, используя компьютер или мобильный телефон, можно заключать трудовой договор между сотрудником и работодателем и оформлять любые другие документы, работа кадровика в этом случае значительно упрощается, как и ведение документооборота в целом. В 2024 году в России еще не нужно внедрять электронный документооборот (ЭДО) в обязательном порядке, но многие компании используют такую возможность, предпочитая бумаге хранение данных в электронном формате. Что же представляет собой кадровый электронный документооборот (КЭДО), чем он хорош, и как можно осуществить переход на него?

Особенности

Использование КЭДО предполагает ведение документации не в обычном бумажном виде, а в электронном. Хранятся они также в виртуальном виде и подписывают их без бумажных носителей, но с точки зрения закона они имеют такую же юридическую силу.

Законодательная основа

В 2021 году принят Федеральный закон № 377-ФЗ, согласно которому в ТК появились новые статьи. В них подробно описывается порядок введения КЭДО, указывается, в каких цифровых системах можно вести отчетность, каковы права и обязанности работодателей и сотрудников. Например, у всех сотрудников необходимо взять письменное согласие, но тех, кто начал работать в организации после 1.01.2022, достаточно уведомлять.

Важно: переходить на КЭДО не обязательно не только для организаций, но и для отдельных людей. Если человек не хочет это делать, руководство должно пойти ему навстречу и по-прежнему вести его документы в бумажном формате. Если работнику потребуется бумажная копия какого-либо документа, выдать ее нужно бесплатно.

Достоинства и недостатки

Пока перевод организаций на КЭДО не стал обязательным, многие руководители рассуждают, стоит ли это сделать, сопоставляя все плюсы и минусы.

Преимущества

Достоинств у КЭДО немало:

  • процесс подписания массовых документов занимает меньше времени благодаря автоматизации, например, кадровик может за считанные дни изучить график отпусков нескольких сотен сотрудников;
  • не приходится формировать личные дела;
  • поиск нужного документа не составит труда;
  • не приходится выделять место под архив;
  • можно практически мгновенно отправлять документы в определенные группы, поделиться ими при необходимости, редактировать или удалять, не отходя от персонального компьютера или пользуясь мобильным устройством;
  • можно экономить на закупке бумаги для распечатывания.

Если документация ведется в цифровом формате, на них невозможно поставить подпись задним числом, что заставляет работников подавать все заявления до установленной даты, специалистов по кадрам – своевременно производить их оформление.

Обратите внимание: КЭДО особенно удобен, если в штате имеются люди, работающие дистанционно.

Недостатки

Таким образом, переводить фирму на КЭДО выгодно для бизнеса и удобно, но при этом возникают и некоторые проблемы:

  • вести КЭДО надо с применением смартфона, планшета или ПК, не все обладают требуемыми навыками, встречаются и неквалифицированные в этом плане кадровики;
  • создание новой системы или приобретение готовой потребует денежных затрат, как и выпуск подписей электронных;
  • переход персонала на новую систему и адаптация к ней требует времени.

Впрочем, все эти задачи можно решить в рабочем порядке путем найма квалифицированных кадровиков или выдаче инструкций имеющимся, а материальные вложения будут оправданными, учитывая преимущества.

Оформление документации

Разновидности кадровых документов исчисляются десятками. В электронном формате можно вести практически все, но есть несколько исключений:

  • акты, касающиеся несчастных случаев;
  • журналы, где регистрируется инструктирование относительно охраны труда;
  • книжки трудовые;
  • приказы об увольнении.

Перечисленные документы следует по-прежнему оставлять на бумаге.

Электронные подписи

Важный вопрос – электронный подписи, в число таковых входит несколько видов и все они используются в КЭДО, но выбирать их следует в зависимости от разновидности документа:

  • договоры о материальной ответственности, трудовые договоры и некоторые иные документы руководитель снабжает квалифицированной электронной подписью (КЭП);
  • сотрудник может пользоваться как квалифицированной, так и неквалифицрованной подписью (НЭП) при условии, что между сторонами заключено соглашение о ее применении или она получена посредством электронного правительства;
  • в остальных случаях организация также может применять НЭП.

Сотрудники также могут пользоваться простой электронной подписью (ПЭП), но для этого необходимо прописать в дополнительном соглашении условия проверки таковой.

В любом случае при отправке документа система сервиса должна проверять действительность сертификата ЭП.

Процесс внедрения

Переход на кадровый электронный документооборот состоит из нескольких этапов, каждый из которых следует рассмотреть подробно.

Выбор вида КЭДО

Возможны три варианта:

  • разработать свою систему;
  • приобрести готовую;
  • прибегнуть к платформе «Работа в России».

Первые два варианта связаны с денежными затратами, а за пользование упомянутой платформой плата не взимается, но там отсутствуют некоторые необходимые функции.

Выбор системы

Подбирая систему информационную, следует обращать внимание на разные аспекты:

  • особенности личного кабинета;
  • что влияет на стоимость;
  • выпуск ЭП;
  • возможность интеграции с 1С:ЗУП.

Важно, чтобы ЭП можно было получать онлайн в кратчайший срок, чтобы интерфейс личного кабинета был простым и понятным, тогда и кадровики, и работники быстро научатся пользоваться им. Цена в любом случае складывается из нескольких составляющих, но чем меньше таковых, тем проще контролировать расходы. Интеграция с 1С позволяет отправлять на подпись в КЭДО документы, созданные в этой системе, без лишних промежуточных действий.

Тестирование системы

В предварительном тестировании должны принимать участие специалисты как по информационной безопасности, так и по кадрам. Последним предстоит решать ряд задач:

  • настройка маршрута согласований;
  • оценка интерфейса на предмет удобства;
  • доработка имеющихся шаблонов документов;
  • тестирование выпуска ЭП.

Относительно безопасности следует оценить степень уязвимости системы. При определенных обстоятельствах лучше уменьшить ее мобильность, но усложнить несанкционированное проникновение.

Настройка интеграции

Если озаботиться этим на этапе внедрения, впоследствии будет намного удобнее отправлять на подпись документы, создаваемые в 1С, а также загружать в личные кабинеты КЭДО все данные сотрудников, хранящиеся в 1С:ЗУП:

  • имя, отчество и фамилию;
  • дату рождения;
  • СНИЛС;
  • контактную информацию.

Все это будет подгружено автоматически.

Подготовка документов

Переход на КЭДО предполагает оформление ряда документов.

Приказ об ЭДО

В нем должно присутствовать следующее:

  • наименование системы;
  • как предоставляется доступ в нее;
  • список сотрудников, на которых распространится КЭДО;
  • список документов, оформляемых и подписываемых в формате электронном;
  • время перехода;
  • время уведомления персонала.

Недопустимо, чтобы переход осуществлялся до получения уведомлений сотрудниками.

Положение о КЭДО

В этом документе конкретизируется реализация КЭДО:

  • последовательный план перехода;
  • как будет осуществляться инструктаж;
  • в какие сроки надлежит подписывать документы.

Положение также должно содержать список документов, которые по-прежнему можно оформлять в бумажном виде.

Уведомление сотрудников

Содержание данного документа не регламентируется законом, но желательно, чтобы в нем конкретизировались сроки перехода, указывалась система и описывалось получение доступа.

Согласие сотрудников

Согласие по содержанию может совпадать с уведомлением, но нужно включить также согласие на передачу персональных данных.

Выдача доступа к системе

Речь идет об авторизации всех сотрудников и получении ими ЭП, процедура занимает не более четверти часа.

Таким образом, при грамотном подходе переход на КЭДО не создает проблем и обеспечивает максимальное удобство при работе с документами.