Документы для КЭДО

КЭДО - первые шаги

В ТК РФ есть изменения по кадровому ЭДО (КЭДО), внесенные Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, которые позволяют вести кадровый учет в электронном виде. Так же необходимы некоторые внутренние документы:

Виды документов для КЭДО

Перевести в электронный вид можно практически любые документы. Исключение составляют лишь трудовые книжки (и другие сведения о трудовой деятельности), журналы по технике безопасности и инструктажу, приказы на увольнение и акт Н-1 о несчастном случае на производстве — они обязательно должны быть продублированы в бумажном виде.

Все остальные виды документов, согласно ст. 22.1–22.3 ТК РФ, могут быть переведены в электронный вид и заверяться цифровой подписью. Это будет иметь такую же юридическую силу.

В первую очередь организациям рекомендуется переводить на ЭДО документы, которые используются чаще всего (образцы заявлений на отпуска и отгулы, локально-нормативные акты, приказы, командировочные бланки, расчетные листы и т. д.)

Какие электронные подписи использовать

Электронные подписи, актуальные для КЭДО, подразделяются на три категории.

  • Простая (ПЭП). Подходит для линейных сотрудников и тех, что работает удаленно (выполняет простые поручения для компании). Заверять такой подписью можно заявления на отпуск, акты сверки и т. д. Но для подписания трудового договора она уже не подойдет. Простая подпись считается самой ненадежной, но работник легко сможет получить ее самостоятельно при регистрации в сервисе ЭДО.

  • Неквалифицированная (НЭП). Подходит для любой категории сотрудников, может использоваться в личном кабинете налогоплательщика. Такой подписью разрешается заверять приказы, договора и заявления, касающиеся кадровых вопросов. Чтобы получить неквалифицированную электронную подпись сотрудник должен обратиться в удостоверяющие центры.

  • Квалифицированная (КЭП). Наиболее надежный вид электронной подписи. Дает право на подписание документов от лица компании. Например, трудовые договора, заявления в суд и любые документы, связанные с финансами, фиксируются только квалифицированной ЭП. Чтобы ее получить кадровые специалисты, а также руководители компании и отделов должны обратиться в аккредитованные удостоверяющие центры.

Какую именно подпись использовать, зависит от того, насколько значимые документы подписываются и какие риски с этим действием связаны.

Согласно Федеральному закону 63-ФЗ, электронная подпись обеспечивает юридическую значимость подписанных электронных документов. Также она ускоряет все рабочие процессы в компании, повышает имидж и значительно экономит бюджет организации.