Электронный
документооборот

Электронный документооборот — это система, позволяющая перевести документы в цифровой формат и управлять ими удаленно. Принцип работы ЭДО не отличается от традиционного: документы составляются, подписываются сначала одной стороной, затем другой. Разница заключается лишь в том, что весь процесс происходит онлайн, а подпись от руки заменяется цифровой подписью. При этом переводить подписанный документ в бумажный формат необходимости нет, так как каждый контрагент в любое время сможет скачать его из архива сервиса.

Преимущества ЭДО

Исключение «человеческого фактора»

Электронные документы не могут затеряться, сгореть или порваться, как бумажные, так как сохраняются на серверах системы в виде архива. При желании их в любое время можно найти по названию или дате подписания.

Оптимизация работы организации

Сервис ЭДО позволяет отслеживать все действия, совершенные с документом, а также своевременно подписывать договора с контрагентами, заказчиками и клиентами, что значительно ускоряет все рабочие процессы в компании.

Защита от ошибок и несанкционированного использования

Умная программа не позволит, например, неправильно поставить дату. Также она не допустит к подписанию документов неуполномоченных лиц. Электронный документооборот шифрует файлы, чтобы они не могли использоваться в мошеннических целях.

Как ЭДО Диадок улучшит качество работы компании

Одним из ведущих лидеров рынка стал сервис электронного документооборота Диадок. Его основное преимущество заключается в том, что он позволяет создавать интеграционные решения с большинством существующих учетных систем и подключаться к любой информационной системе.

Диадок позволяет:

1

Передавать налоговые декларации, товарные накладные и счета, подписывать договоры, акты сверки платежные поручения.

2

Документы контрагентам доставляются мгновенно, а узнать дальнейшие действия, связанные с ними, поможет статус.

3

Помимо этого, в Диадоке предусмотрен интеграционный модуль для 1С, что дает возможность обмениваться документацией с заказчиками, клиентами, партнерами непосредственно из этой программы без выхода в стороннее приложение.

4

Diadoc — умный сервис, в котором, помимо прочего, предусмотрена система маршрутизации, направляющая входящие документы сразу в нужное подразделение организации.

5

Также Диадок позволяет отправлять и получать документацию от контрагентов, пользующихся другими системами ЭДО. Одновременно можно работать с большим объемом документов.

Нужна помощь с выбором и покупкой?

Оставьте заявку и мы поможем подобрать тариф и ответим на все ваши вопросы.

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Согласитесь с условиями
Спасибо
Ваше сообщение отправлено
Ошибка
Что-то пошло не так. Попробуйте еще раз.

Какую выгоду получит ваша компания при переходе на ЭДО

Руководитель:
  • сокращение административных расходов. Не придется переплачивать за работу курьеров и архивиста;
  • снижение репутационных рисков. Документы от вашей компании всегда будут подписываться в срок;
  • преимущество перед конкурентами. Повышение работоспособности сотрудников, возможность учувствовать в государственных торгах;
  • снижение вероятности получения штрафов, например, за не вовремя поданную декларацию в ФНС.
Бухгалтерия:
  • возможность подписывать единовременно большой объем документов. Это могут быть акты, ежемесячные счета и т.д.;
  • доступ ко всем подписанным документам на постоянной основе. Их в любое время можно найти в архиве системы, где они сохраняются автоматически;
  • отправляя документы в ФНС через ЭДО Диадок можно не беспокоиться о переводе их в формат xml, он устанавливается по умолчанию;
  • отсутствие задержек и путаницы. Больше не нужно отправлять бумажные документы контрагентам и ждать их обратно.
Отдел кадров:
  • упрощенный документооборот с удаленными работниками, вахтовиками и сотрудниками филиалов;
  • упрощенная подача расчетных листков, отчетов о командировке, заявлений на отпуск или на перевод;
  • принятие на работу сотрудников через трудовой договор, подписанный цифровой подписью;
  • КЭДО дает возможность отправлять и получать документы в той же системе, где ведется кадровый учет: 1С, БОСС-Кадровик, SAP и т.д.

Как перейти на ЭДО

1.

Каждый сотрудник, который в перспективе будет приглашен в систему, должен получить квалифицированную либо неквалифицированную (здесь все зависит от должностных полномочий) цифровую подпись.

2.

Выберите оператора ЭДО и тариф, который наиболее подходит вашей компании. Заключите с оператором официальный договор. Или же проведите интеграцию с 1С: ЭДО. Настроить услугу можно в последних версиях продуктов 1С.

3.

Пригласите сотрудников в систему ЭДО. При необходимости проведите обучающий инструктаж, чтобы научить формировать, отправлять и получать, отслеживать статус, находить, аннулировать и редактировать документы.

Вопросы и ответы

В этом случае документ распечатывается на принтере и эта копия дополнительно заверяется подписью и печатью руководителя.

Да. Согласно статье 66.1 ТК РФ, работодатель может передавать сведения в Пенсионный фонд России в электронном формате. В том числе это актуально и с теми работниками, кто отказался переходить на ЭДО. То есть, они могут не подписывать документы с отделом кадров в цифровом формате, но информация об их деятельности все равно будет поступать в ПФР в электронном виде.

Простая и неквалифицированная ЭП могут храниться на любых носителях. Например, на серверах компании, с которой у вашей организации заключен договор на оказание услуг ЭДО. Что касается квалифицированной ЭП, то она приравнивается к личной подписи, а это значит, что за ее сохранность ответственен только владелец. Обеспечить безопасность квалифицированной ЭП поможет специальный токен (USB-брелок).

Как гласит ФЗ №63 «Об электронной подписи», юридическую значимость будет иметь любой документ, подписанный ЭП. Он признается равнозначным документу, подписанному от руки. Однако, чтобы использовать электронный документооборот, стороны должны сначала договориться о данном порядке сотрудничества.